Surat resmi adalah surat yang dipergunakan untuk keperluan yang sifatnya resmi. Surat resmi biasanya dikeluarkan oleh instansi, lembaga atau organisasi, dan bisa juga perorangan.
Dalam penulisan surat resmi memiliki struktur penulisan yang sifatnya baku dan formal. Berikut adalah contoh dan cara membuat surat resmi dengan baik dan benar.
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat merupakan bagian penting dari surat resmi karena menunjukkan dari mana surat tersebut berasal. Jadi, dalam membuat surat khususnya surat resmi pastikan kop surat itu di tulis secara lengkap agar penerima mendapatkan informasi yang jelas.
Berikut ini hal yang harus dicantumkan dalam kop surat:
a. Logo lembaga
b. Nama lembaga
c. Alamat lengkap lembaga
d. Kontak (email, fax, nomor telepon)
e. Kode pos
Dalam penulisan kop surat ini mengunakan format penulisan rata tengah atau rata samping sesuai dengan kebijakan lembaga masing-masing.
2. Nomor Surat
Nomor yang tertera pada surat berfungsi untuk memudahkan pengirim atau penerima surat untuk mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam kurun waktu tertentu.
Kode dalam nomor surat memiliki arti tersendiri bukan asal-asal ditulis. Untuk itu, dalam menulis nomor surat dengan baik dan benar. Pastikan terdapat didalamnya ada informasi seputar bulan, tahun, dan kode dari instansi.
Sifat dari nomor surat ini bebas. Umumnya nomor surat memiliki poin-poin sebagai berikut:
a. Nomor urut surat
b. Kode jenis surat
c. Kode lembaga
d. Kode unit kerja
e. Bulan pembuatan surat
f. Tahun pembuatan surat
3. Tanggal Dan Alamat Surat
Tanggal surat dan alamat surat berfungsi memberitahukan kepada penerima surat, tempat surat dikeluarkan dan tanggal berapa surat dikeluarkan saat surat itu ditulis.
Lokasi penulisan surat bisa berada di pojok kanan atau kiri atas surat. Contoh penulisannya: Bandung, 17 April 2023.
Selanjutnya yang tidak boleh terlupakan adalah nama dan alamat tujuan pihak tertuju. Dalam menuliskan nama pihak tertuju lebih baik menggunakan “Yth” dari pada kata “kepada” untuk lebih menghormati atasan atau relasi kerja, gunakan sebutan setelah nama.
Contoh:
Yth. Bapak Samsul Bahri
Jalan Pahlawan Nomor 23
Bandung
Yth. HRD
PT. Sahabat Sejati
Jalan Sentosa No. 32
Bandung
4. Lampiran dan Perihal Surat
Mengenai lampiran dan perihal surat, biasanya ditulis setelah nomor surat.
Disini kamu harus menyertakan perihal dan lampiran. Kedua poin ini harus sesuai dengan isi surat tersebut.
Misalnya kamu harus membuat surat undangan rapat untuk internal kampus. Berikut ini contohnya:
Perihal: Rapat Umum Lembaga
Lampiran: 1 Halaman
5. Salam Pembuka dan Penutup
Setiap surat resmi pasti memiliki salam pembuka dan penutup. Pada akhir ucapan salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma, bukan titik. Berikut ini beberapa contoh salam pembuka yang bisa kamu gunakan:
Assalammualaikum Wr. Wb,
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Salam bahagia,
Saudara yang terhormat,
Ibu/Bapak yang terhormat,.
Sementara penutup surat sifatnya singkat, tegas, dan tidak bertele-tele. Untuk itu, kamu bisa menggunakan beberapa opsi penutup di bawah ini:
Atas perhatian dan bantuan Bapak, kami sampaikan terima kasih.
Semoga informasi tersebut bermanfaat.
Demikian harapan kami. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
6. Tubuh surat
Bagian dari tubuh surat meliputi salam pembuka, isi surat, dan salam penutup.
a. Salam pembuka ditulis dengan bahasa yang baku atau formal mengunakan kata-kata yang sopan dan mudah dimengerti.
b. Isi surat merupakan inti dari surat yang bertujan untuk menyamaikan informasi kepada pembaca yang dituju menyampaikan tujuan dan harapan dari surat tersebut.
c. Salam Penutup adalah kesimpulan dan harapanmu atas uraian isi di atas.
7. Nama Lengkap, Tanda Tangan, Stempel, dan Tembusan
Surat resmi akan dianggap sah apabila ada tandatangan pejabat yang berwenang, mislanya pimpinan perusahaan/lembaga. Untuk itu, selalu sertakan nama jelas dari penanda tangan tanpa kurung.
Kamu juga bisa memberi keterangan tambahan berupa jabatan atau nomor induk di bawah nama terang. Terakhir, bubuhi dengan stempel instansi terkait.